843
Во всех предприятиях, организациях, компаниях существует большой набор различных документов, который постоянно пополняется. К ним относятся учредительные документы, документы по производственной деятельности, по кадровому составу, материально-технические и бухгалтерские документы и ряд других. Это могут быть различные приказы, письма, распоряжения, поручения, отчеты, различные статистические данные и т.д. Многие документы не находятся на месте, а используются в работе различными специалистами организации, т.е. осуществляется документооборот. Он может быть внешним и внутренним. Если внешний документооборот связан с получением и предоставлением документов вне самой организации, компании, то система внутреннего документооборота предполагает перемещение различных документов внутри этой организации. Для слаженной организации документооборота и контроля за выполнением конкретных документов существуют специалисты или общие отделы организаций.
Типов документов, которые используются в работе организаций, достаточно много (в отдельных случаях доходит 500). Все их можно разделить на три вида: входящие, исходящие и внутренние. К входящим документам относятся те, которые поступили от внешних партнеров. Многие из входящих документов порождают соответствующие исходящие документы в четко установленные сроки. Эти сроки устанавливаются нормативными актами предприятия или же он указывается ответственным специалистом на входящем документе. Многие исходящие документы представляют собой ответы организации на входящие документы. Некоторые исходящие документы готовиться на основании внутренних документов. Существуют и исходящие документы с определенными запросами, требованиями, просьбами, направленными в другие организации, компании.
Система внутреннего документооборота невозможна без внутренних документов. Эти документы не покидают предприятие и используются для работы предприятия, его подразделений, отделов. Не все внутренние документы проходят через общий отдел или канцелярию, а только наиболее значимая переписка структурных подразделений и приказы руководства предприятия. Через канцелярию проходят также внутренние документы, на основании которых создаются исходящие. Ведь по правилам делопроизводства единственной возможностью отправить письмо, запрос или материалы во внешнюю организацию является представление внутреннего документа в канцелярию.
Там его переделывают в исходящий документ и отправляют в стороннюю организацию.
